Система за управление на качеството

• Определя и предлага необходимите елементи, за да може Отделът по управление на качеството да изготви и осигури непрекъснатостта на политика по качество, обхващаща цялостното функциониране, и проследява по програма определените стандарти за качество, дейностите за постигането им и подробностите на предстоящите промени.
• Участва и управлява самооценките, планирани два пъти годишно.
• Проследява и управлява процесите, свързани със Системата за докладване на нежелани събития.
• Периодично събира и оценява статистически данни за съответствието на погрешните или непълни работни процеси с предварително заложеното ниво на качество, и определя етапите на подобрение, които ще бъдат извършени.
• Осигурява координацията на дейностите, извършвани в рамките на SKS.
• Проследява дейностите, свързани с корпоративните цели и задачи.
• Управлява процесите в съответствие с управлението на риска.
• Управлява дейностите по оценка и подобрение на мненията и предложенията на пациентите и служителите (като подобрителни дейности във връзка с обратната връзка, приемане на обратна връзка от пациенти и служители и др.).
• Осигурява управлението на документите в рамките на SKS.
• Управлява процесите съгласно индикаторите за качество.
• Следи актуалните развития на нашето министерство.
• Участва като член в комисиите, посочени в рамките на SKS.
• Отговорният управител изпълнява и другите възложени му задачи.⇒Отделът по управление на качеството не носи отговорност да прилага лично всички процеси, свързани със SKS. Дейностите по качество, които трябва да бъдат извършени в сферата на дейност на отделите, са отговорност на всички служители, заети в съответния отдел.Обхватът на дейност на комисията по управление на качеството е определен.

Свързаните с безопасността на пациента са определени така, че да обхващат най-малко следните теми.

• Правилна идентификация на пациентите
• Осигуряване на лекарствена безопасност
• Намаляване на рисковете, произтичащи от падания o Осигуряване на неприкосновеността на пациента
• Безопасен транспорт на пациентите
• Осигуряване на информационна сигурност
• Превенция на инфекциите

Свързаните с безопасността на служителите са определени така, че да обхващат най-малко следните въпроси.

• Осигуряване и проследяване на извършването на мерки, съобразени със здравословното състояние и нуждите на служители в специално положение (бременни, кърмачки, хора с увреждания, лица с хронични заболявания и др.)
• Оценяване на обратната връзка от служителите (предложения, оплаквания и др.)
• В съответствие със съответното законодателство, в дейностите, свързани с услугите по здраве и безопасност при работа в рамките на институцията;

⇒ Проследяване на дейностите по оценка на риска за служителите ⇒ Проследяване на дейностите за подобрение във връзка с рисковете, установени в рамките на безопасността на служителите ⇒ Изготвяне и проследяване на програмата за здравен надзор

На управлението на обучението свързаните дейности трябва да бъдат определени така, че да обхващат най-малко следните теми:

• Обучения по стандарти за качество в здравеопазването
• Вътрешно обучение и обучения за адаптация

Свързаните с безопасността на съоръжението са определени така, че да обхващат най-малко следните теми.

• Осигуряване на личната и имуществената безопасност в медицинския център
• Дейности по управление на бедствия и извънредни ситуации
• Дейности по управление на отпадъците и управление на опасните вещества”

Всяка година през декември отделът по управление на качеството изготвя „План за качество“, който се предава на Отговорния управител на медицинския център и отговорниците по качество в отделите за прилагане.

В медицинския център функционира „Система за управление на документи“ с цел планиране и документиране на процесите, свързани с практиките, изпълнение на практиките в съответствие с писмените правила, и осигуряване на ефективно управление на дейностите по качество. Управлението се осъществява в съответствие с „Процедурата за управление на документи“, изготвена в рамките на Стандартите за качество в здравеопазването, като съществува система за документи в софтуера за качество с цел изготвените/преразгледаните документи да бъдат известни на всички служители на терен. За управляема „Система за управление на документи“ в нашия медицински център е взето предвид „Ръководството за управление на документи“, изготвено от Министерството на здравеопазването, и инфраструктурата на системата е изградена въз основа на съответното ръководство.

В нашия медицински център се проследяват индикаторите, включени в разделите „Индикатори на ниво отдел“ и „Клинични индикатори“ на SKS, като се проследяват и „Индикатори на ниво институция“, определени с ръководителите на отделите и отговорниците по качество в отделите, като се вземат предвид структурата на медицинския център, профилът на пациентите и приоритетите. В този процес се събират данни, свързани с индикаторите, анализират се на определени според спецификата им интервали; въз основа на извършените анализи се планират и прилагат необходимите подобрителни дейности.

В нашия Частен медицински център Natural Clinic дейностите по получаване и анализ на данни, които ще послужат като основа за измервания, съответстващи на Ръководството за управление на индикаторите на SKS, продължават с подхода на непрекъснато ПОДОБРЕНИЕ на качеството. С цел измерване на адекватността на предоставяните от нас услуги и съответствието им със стандартите на Министерството на здравеопазването на Република Турция, са определени темите на индикаторите и нашите цели, свързани с обхвата на дейност и практиките на институцията.

Индикаторите се измерват през определени интервали и се анализират от отговорниците по индикатори на тримесечни периоди. Тези резултати се споделят с висшето ръководство. При установяване на несъответствия с целите в тримесечния период в управлението на индикаторите се извършват анализи на основната причина на база индикатор, като се планират и прилагат подобрения.

На служителите, отговорни за проследяването на индикаторите, се провежда обучение веднъж годишно.

Дейностите, разглеждани в рамките на коригиращите и подобряващите дейности, се извършват съгласно правилата, определени от отдела по управление на качеството на Частния медицински център Natural Clinic, като подобрителните дейности, извършвани във връзка с несъответствията, при необходимост се разглеждат в рамките на коригиращите и подобряващите дейности. Водят се записи за подобрителните дейности, извършвани от отдела по управление на качеството.

С цел установяване на несъответствията във физическото състояние и функционирането и извършване на необходимите подобрения се провежда „Обход на сградата“ най-малко веднъж на 3 месеца. Управлението се осъществява в съответствие с „Указанието за обход на сградата“, изготвено в рамките на Стандартите за качество в здравеопазването. В този процес се сформира екип, който ще извършва обходите на сградата. Създаденият екип се определя така, че да осигурява ефективността, непрекъснатостта и системността на дейностите, извършвани в медицинския център, като се вземе предвид разнообразието на услугите, и в екипа участва най-малко един представител на ръководството на медицинския център. Чрез редовно провежданите обходи на сградата се гарантира, че физическите условия и техническата инфраструктура на медицинския център са непрекъснато безопасни и лесно достъпни за пациентите, техните близки и служителите.

Под отговорността на Отдела по управление на качеството на медицинския център, въз основа на Стандартите за качество в здравеопазването (SKS), в институцията се провежда дейност „Самооценка“. Управлението се осъществява в съответствие с процедурата, изготвена в рамките на Комплекта за медицински центрове на SKS. В този процес се цели установяване на безпристрастни и обективни доказателства за това дали дейностите и резултатите, свързани с качеството, съответстват на съществуващите разпоредби, за ефективността на тези разпоредби и съответствието им с целите, както и осигуряване на подобрение на евентуалните несъответствия и предотвратяване на повторната им поява.

Като се вземат предвид фактори като размера и структурата на медицинския център, това трябва да се извършва най-малко два пъти в рамките на една година, с честота, определена от медицинския център, и на редовни интервали.

Преди самооценката;

• Определя се екипът/екипите, свързани със самооценката.
• Изготвя се график за самооценка.
• Отделите се информират предварително относно графика за самооценка.
• Самооценката се планира така, че да обхваща всички раздели на SKS.

Висшето ръководство се информира относно установените в резултат на самооценката несъответствия и се извършват необходимите подобрителни дейности.

• Системата за докладване на нежелани събития е изградена в нашия медицински център, като процесът се извършва активно чрез интеграция с Министерството. При настъпване на негативно събитие в безопасността на пациента и служителя се приемат сигнали, които се решават чрез анализ на основната причина.
• Могат да се подават сигнали в областите безопасност на пациента, безопасност на служителите, лекарствена безопасност, хирургична безопасност и лабораторна безопасност, като за установените несъответствия се планират подобрения.
• След подадените сигнали се извършват анализи на основната причина, а процесът се подкрепя с чести обучения с цел подобряване и повишаване на осведомеността.
• На всички наши служители периодично се извършват имунизационни проверки, с което се осигурява защитата им от възможни рискове от заразяване.
• Като се минимизират рисковете, произтичащи от съоръжението, се осигурява безопасна лечебна среда за пациентите, а със същата чувствителност се създават здравословни работни зони и за служителите.

С цел защита на личната и имуществената безопасност на пациентите и служителите, общите зони за ползване се наблюдават денонощно чрез камерната система на нашия медицински център.

Като система от кодове за извънредни ситуации;

• Син код,
• Бял код,
• Червен код,
• Розов код,

Веднъж годишно се провеждат обучения за извънредни ситуации, а функционирането се тества чрез последващи учения.

Управление на извънредни ситуации и бедствия;

Служителите, които ще участват в екипа за управление на бедствия и извънредни ситуации, трябва да бъдат определени заедно с техните заместници, а отговорностите са дефинирани. В съответствие с правилниците и указанията, публикувани от съответния законов регулатор, е изготвен план за извънредни ситуации, насочен към установените рискове, свързани с бедствия и извънредни ситуации. Съществува план за евакуация на съоръжението при извънредни ситуации и бедствия. Плановете се преразглеждат ежегодно с координацията на отдела по управление на качеството. На входовете на етажите или изходите на асансьорите има поставени схеми на плана за извънредни ситуации на съответния етаж.

С участието на служителите се провежда учение за евакуация на съоръжението най-малко веднъж годишно. Определят се целите на учението, като то се повтаря, докато не бъде проведено успешно. Необходимите подобрения във връзка с установените по време на учението несъответствия се извършват от отдела по управление на качеството. В съответствие с извършената в нашия медицински център оценка на риска от земетресение са проведени необходимите дейности във връзка с YORA. Като се вземат предвид капацитетът на медицинския център и ефективността на използвания метод, е изградена ефективна система за пожарогасене, с която се осигурява безопасността на пациентите и служителите.

Процеси на учения

За евакуацията на съоръжението при извънредни ситуации и бедствия има изготвен „План за евакуация“. С участието на служителите се провежда „Учение за евакуация на сградата“ най-малко веднъж годишно.

Учение за евакуация на сградата; Планира се така, че да обхваща и евакуацията на клиниката/отделението на хоспитализираните пациенти. Води се видеозапис. Изготвя се доклад.

На служителите, които ще участват при извънредни ситуации, се провежда обучение относно плана за извънредни ситуации и бедствия.

В институцията е сформиран екип за управление на риска. Определени са задачите и отговорностите за активното провеждане и докладване на дейностите по управление на риска. От екипа за оценка на риска, с участието на отговорниците на съответните отдели и служителите, се идентифицират опасностите и се определят рисковете на ниво отдел или процес.

Извършват се подобрителни дейности, определени в съответствие с оценката на риска и плана за действие на институцията. Коригиращите и подобряващите дейности, които трябва да бъдат извършени във връзка с рисковете, отговорниците за дейностите и целевите срокове за изпълнение се проследяват от отдела по управление на качеството. Управлението на риска — всички рискове, свързани с физически, химически, биологични, ергономични, психосоциални фактори и предоставяните услуги, е изготвено от специалиста по безопасност на труда, като се извършват интегрирани дейности с отдела по управление на качеството.

Системата за докладване е платформа, разработена за докладване на грешките, с които се сблъскват здравните заведения и специалисти в медицинските процеси. Създадена е с цел да се осигури докладването на нежелани събития, които могат да застрашат безопасността на пациентите и служителите — независимо дали са предотвратени в последния момент (Почти станали инциденти) или са се случили — да се проследяват тези събития и да се гарантира вземането на необходимите мерки във връзка с тях след докладването. Докладванията могат да се извършват индивидуално или институционално. Частният медицински център Natural Clinic разполага със система, основана не на принципа „кой е сгрешил“, а на принципа за отстраняване на грешката, поставяйки на преден план безопасността на пациента и служителя.

Системата е проектирана така, че служителите да се чувстват в безопасност, като в процеса на докладване, при наличие на искане за поверителност от съответния потребител, се прилага принципът на поверителност, особено по отношение на етапите на докладване и споделяне на докладите.

За ефективното и ефикасно използване на системата, на всички служители на институцията се провежда най-малко веднъж годишно;

• Цел, значение и отговорности на Системата за докладване на нежелани събития
• Структурата на системата, изградена с цел служителите да се чувстват в безопасност
• Подчертаване на целта на системата за учене от грешките и непрекъснато подобрение
• Кои събития се разглеждат в обхвата на докладване в Системата за докладване на нежелани събития
• Начин на подаване на сигнала, правилата, които трябва да се спазват, и поверителност
• Как се попълват формулярите за докладване, чрез примерни случаи
• Провежда се обучение относно общата информация за начина на оценяване и анализиране на сигналите.

В стратегическия план, определените цели за постигане на стратегическите цели формират Целите по качество на медицинския център. Всички отдели в Частния медицински център Natural Clinic, базирайки се на стратегическия план, изготвят целите по качество за собствените си отдели и планове за действие, съдържащи планирането на дейностите, които ще извършват за постигане на тези цели, и ги предават на Отдела по управление на качеството. Целите по качество са същевременно показател за изпълнението на работните процеси, свързани с отдела. Целите по качество трябва, доколкото е възможно, да бъдат измерими и изразени числово, и да обхващат определен период от време (годишен или многогодишен).

Определянето и публикуването на целите на отделите, както и изготвянето на планове за действие, се извършва от отдела по управление на качеството в координация с ръководителя на съответния отдел.

Състоянието на напредъка по целите на институцията и плановете за действие, както и решенията за следващата година, се оценяват на Заседанието по управление на качеството, проведено през януари, определят се нови цели и при необходимост се преразглеждат.

Комисиите в организационната структура по качество се събират на датите, определени от отдела по управление на качеството, в съответствие с „Процедурата за функциониране на комисиите“, за да оценят въпросите, посочени в техните задачи, правомощия и отговорности, и да вземат своите решения.

⇒Отговорниците по качество се събират най-малко веднъж на три месеца, провеждат Заседание по управление на качеството; оценяват процесите и споделят проблемите от съответния период.

Политиките на институцията се преразглеждат на Заседанията по управление на качеството от гледна точка на адекватност, съответствие и актуалност. При установена нужда от промяна се извършва преразглеждане.

Политиката по качество на институцията трябва да бъде одобрена от висшето ръководство, а при промяна на ръководството тя се преразглежда и ангажиментът се подновява.