Sistema de Gestión de Calidad

• Determina y propone los elementos necesarios para que la Unidad de Gestión de Calidad establezca una política de calidad que rija todo el funcionamiento y garantice su continuidad, y hace un seguimiento, dentro de un programa, de los estándares de calidad establecidos, de las actividades para alcanzarlos y de los detalles de los cambios que vayan a realizarse.
• Participa y gestiona las autoevaluaciones planificadas dos veces al año.
• Realiza el seguimiento y la gestión de los procesos relativos al Sistema de Notificación de Eventos Adversos.
• Recopila y evalúa periódicamente datos estadísticos para determinar las etapas de mejora necesarias que garanticen la adecuación de los procesos de trabajo erróneos o incompletos al nivel de calidad previamente establecido.
• Garantiza la coordinación de las actividades llevadas a cabo en el marco de los SKS.
• Realiza el seguimiento de las actividades orientadas a los fines y objetivos institucionales.
• Gestiona los procesos conformes a la gestión de riesgos.
• Gestiona las actividades relacionadas con la evaluación y mejora de las opiniones y sugerencias de pacientes y trabajadores (como las actividades de mejora orientadas a los comentarios recibidos y la recepción de comentarios de pacientes y trabajadores).
• Garantiza la gestión de la documentación en el marco de los SKS.
• Gestiona los procesos conforme a los indicadores de calidad.
• Sigue las novedades actuales de nuestro Ministerio.
• Participa como miembro en los comités establecidos en el marco de los SKS.
• El Director Responsable lleva a cabo las demás funciones que se le asignen. ⇒ La unidad de gestión de calidad no es responsable de aplicar personalmente todos los procesos relativos a los SKS. Las actividades de calidad que deban realizarse en el ámbito de actuación de cada unidad son responsabilidad de todos los trabajadores que prestan servicio en dicha unidad.Se ha definido el ámbito de funciones del comité de gestión de calidad.

La seguridad del paciente las actividades correspondientes se han definido de modo que incluyan, como mínimo, los siguientes temas.

• Identificación correcta de los pacientes
• Garantía de la seguridad farmacológica
• Reducción de los riesgos derivados de caídas o Garantía de la privacidad del paciente
• Traslado seguro de los pacientes
• Garantía de la seguridad de la información
• Prevención de infecciones

La seguridad del trabajador las actividades correspondientes se han definido de modo que incluyan, como mínimo, los siguientes aspectos.

• Garantía y seguimiento de la adopción de medidas relativas al estado de salud y a las necesidades del personal con circunstancias especiales (embarazadas, en periodo de lactancia, con discapacidad, con enfermedades crónicas, etc.)
• Evaluación de los comentarios de los trabajadores (sugerencias, reclamaciones, etc.)
• En las actividades relativas a los servicios de salud y seguridad en el trabajo que se llevan a cabo conforme a la normativa correspondiente;

⇒ Seguimiento de las actividades de evaluación de riesgos dirigidas a los trabajadores ⇒ Seguimiento de las actividades de mejora relativas a los riesgos detectados en el marco de la seguridad del trabajador ⇒ Elaboración y seguimiento del programa de vigilancia de la salud

La gestión de la formación deben definirse de modo que incluyan, como mínimo, los siguientes temas:

• Formación en estándares de calidad en salud
• Formación continua y formación de adaptación

La seguridad de las instalaciones las actividades correspondientes se han definido de modo que incluyan, como mínimo, los siguientes temas.

• Garantía de la seguridad personal y patrimonial en el centro médico
• Actividades de gestión de desastres y emergencias
• Actividades de gestión de residuos y gestión de materiales peligrosos”

Cada año, en el mes de diciembre, la unidad de gestión de calidad elabora el «Plan de Calidad», que se remite al Director Responsable del centro médico y a los Responsables de Calidad por Departamento para su aplicación.

En el centro médico existe un «Sistema de Gestión Documental» con el fin de garantizar la planificación y la puesta por escrito de los procesos relativos a las prácticas, el cumplimiento de dichas prácticas conforme a las normas escritas, y la gestión eficaz de las actividades de calidad. Su gestión se realiza conforme al «Procedimiento de Gestión Documental» elaborado en el marco de los Estándares de Calidad en Salud, y existe un sistema documental dentro del sistema informático de calidad con el fin de garantizar que todos los trabajadores sobre el terreno conozcan los documentos elaborados o revisados. Para contar con un «Sistema de Gestión Documental» gestionable en nuestro centro médico, se ha tenido en cuenta la «Guía de Gestión Documental» elaborada por el Ministerio de Salud, y la infraestructura del sistema se ha establecido sobre la base de dicha guía.

En nuestro centro médico se hace seguimiento de los indicadores incluidos en los apartados de Indicadores por Departamento y de Indicadores Clínicos de los SKS, y, teniendo en cuenta la estructura del centro médico, el perfil de los pacientes y las prioridades, también se hace seguimiento de los «Indicadores por Institución» determinados junto con los responsables de departamento y los responsables de calidad por departamento. En este proceso se recopilan los datos relativos a los indicadores, se analizan a los intervalos determinados según sus características, y, como resultado de los análisis realizados, se planifican y aplican las actividades de mejora necesarias.

En nuestro Natural Clinic Centro Médico Privado, las actividades de obtención y análisis de los datos que servirán de base para las mediciones conformes a la Guía de Gestión de Indicadores de los SKS se continúan con un enfoque de MEJORA continua de la calidad. Con el fin de medir la suficiencia de los servicios que prestamos y su adecuación a los estándares del Ministerio de Salud de la República de Turquía, se han determinado los indicadores y los objetivos correspondientes en función del ámbito de actividad y las prácticas de la institución.

Los indicadores se miden a intervalos determinados y son evaluados y analizados trimestralmente por los responsables de indicadores. Estos resultados se comparten con la alta dirección. En la gestión de indicadores, cuando se detectan desviaciones respecto a los objetivos en el periodo trimestral, se realizan análisis de causa raíz por indicador y se planifican y aplican las mejoras correspondientes.

A los trabajadores responsables del seguimiento de los indicadores se les imparte formación una vez al año.

Los trabajos abordados en el marco de las acciones correctivas y de mejora se llevan a cabo conforme a las normas establecidas por la unidad de gestión de calidad de Özel Natural Clinic Tıp Merkezi (Natural Clinic Centro Médico Privado); cuando es necesario, las actividades de mejora realizadas frente a las no conformidades se tratan en el marco de las acciones correctivas y de mejora. Se conservan los registros de las actividades de mejora llevadas a cabo por la unidad de gestión de calidad.

Con el fin de detectar deficiencias en las condiciones físicas y en el funcionamiento, y realizar las mejoras necesarias, se lleva a cabo un «Recorrido por las Instalaciones» al menos cada 3 meses. Su gestión se realiza conforme a la «Instrucción de Recorrido por las Instalaciones», elaborada en el marco de los Estándares de Calidad en Salud. En este proceso se forma un equipo encargado de realizar los recorridos por las instalaciones. Dicho equipo se define teniendo en cuenta la diversidad de los servicios, de manera que garantice la eficacia, la continuidad y el carácter sistemático de las actividades llevadas a cabo en el centro médico, y cuenta con al menos una persona de la dirección del centro médico. Mediante la realización periódica del Recorrido por las Instalaciones se garantiza que las condiciones físicas y la infraestructura técnica del centro médico sean continuas, seguras y de fácil acceso para los pacientes, sus familiares y los trabajadores.

Bajo la responsabilidad de la unidad de gestión de calidad del centro médico, y tomando como referencia los Estándares de Calidad en Salud (SKS), se lleva a cabo dentro de la institución la actividad de «Autoevaluación». Su gestión se realiza conforme al procedimiento elaborado en el marco del conjunto SKS Centro Médico. En este proceso se pretende obtener evidencias imparciales y objetivas sobre si los trabajos relacionados con la calidad y sus resultados se ajustan a la normativa vigente, sobre la eficacia de dicha normativa y su adecuación a los objetivos, así como garantizar, en caso de haber no conformidades, su mejora y la prevención de su repetición.

Teniendo en cuenta factores como el tamaño y la estructura del centro médico, debe realizarse al menos dos veces al año, con la frecuencia y a los intervalos regulares que determine el centro médico.

Antes de la autoevaluación;

• Se determina el equipo o los equipos relacionados con la autoevaluación.
• Se elabora el calendario de autoevaluación.
• Los departamentos son informados con antelación sobre el calendario de autoevaluación.
• La autoevaluación se planifica de modo que abarque todos los apartados de los SKS.

Se informa a la alta dirección sobre las no conformidades detectadas como resultado de la autoevaluación, y se llevan a cabo las actividades de mejora necesarias.

• El Sistema de Notificación de Eventos Adversos está implantado en nuestro centro médico y el proceso se gestiona activamente integrado con el Ministerio. Cuando se produce una incidencia en la seguridad del paciente o del trabajador, se reciben las notificaciones y se resuelven mediante análisis de causa raíz.
• Pueden realizarse notificaciones bajo los epígrafes de seguridad del paciente, seguridad del trabajador, seguridad farmacológica, seguridad quirúrgica y seguridad de laboratorio, y se planifican mejoras para las no conformidades detectadas.
• Tras las notificaciones realizadas se llevan a cabo análisis de causa raíz, y con el fin de mejorar el proceso y aumentar la concienciación se refuerzan frecuentemente con actividades formativas.
• A todos nuestros trabajadores se les realizan controles periódicos de inmunización, garantizando su protección frente a los posibles riesgos de contagio.
• Al minimizar los riesgos derivados de las instalaciones se garantiza un entorno de tratamiento seguro para los pacientes, y con la misma sensibilidad se crean espacios de trabajo saludables para los trabajadores.

Para proteger la seguridad personal y patrimonial de los pacientes y trabajadores, las áreas de uso común se supervisan mediante cámaras de seguridad, y nuestro centro médico cuenta con un sistema de videovigilancia activo las 24 horas los 7 días de la semana.

Como sistema de códigos de emergencia;

• Código Azul,
• Código Blanco,
• Código Rojo,
• Código Rosa,

Se imparte formación anual sobre situaciones de emergencia, y posteriormente se realizan simulacros para poner a prueba su funcionamiento.

Gestión de Emergencias y Desastres;

Los trabajadores que formarán parte del equipo de gestión de desastres y emergencias deben determinarse junto con sus suplentes, y sus responsabilidades han sido definidas. De acuerdo con la normativa y las guías publicadas por el regulador correspondiente, se ha elaborado un plan de emergencia para los riesgos detectados en relación con desastres y emergencias. Existe un plan de evacuación de las instalaciones para situaciones de emergencia y desastre. Los planes se revisan cada año con la coordinación de una unidad de gestión de calidad. En las entradas de planta o en las salidas de los ascensores hay croquis del plan de emergencia de cada planta.

Con la participación de los trabajadores, se realiza al menos una vez al año un simulacro de evacuación de las instalaciones. Se establecen los objetivos del simulacro y este se repite hasta que se logra realizar con éxito. Las mejoras necesarias en relación con las no conformidades detectadas durante el simulacro son llevadas a cabo por la unidad de calidad. De acuerdo con la evaluación de riesgos sísmicos realizada en nuestro centro médico, se han llevado a cabo los trabajos necesarios en relación con el YORA. Teniendo en cuenta la capacidad del centro médico y la eficacia del método a utilizar, se ha establecido un sistema eficaz de extinción de incendios que garantiza la seguridad de los pacientes y de los trabajadores.

Procesos de Simulacros

Existe un «Plan de Evacuación» para la evacuación de las instalaciones en caso de emergencias y desastres. Con la participación de los trabajadores, se realiza al menos una vez al año un «Simulacro de Evacuación del Edificio».

Simulacro de Evacuación del Edificio; Se planifica de manera que incluya también la evacuación de la clínica/servicio de pacientes hospitalizados. Se conservan registros de imagen. Se elabora el informe correspondiente.

A los trabajadores que actuarán en caso de emergencia se les imparte formación sobre el plan de emergencias y desastres.

En la institución se ha formado un equipo de gestión de riesgos. Se han definido las funciones y responsabilidades relativas a la ejecución activa y a la elaboración de informes de las actividades de gestión de riesgos. El equipo de evaluación de riesgos, con la participación de los responsables y trabajadores de los departamentos correspondientes, identifica los peligros y determina los riesgos por departamento o por proceso.

Se llevan a cabo las actividades de mejora determinadas conforme a la evaluación de riesgos y al plan de acción de la institución. La unidad de calidad realiza el seguimiento de las acciones correctivas y de mejora que deben adoptarse frente a los riesgos, de los responsables de dichas acciones y de las fechas previstas para su realización. La gestión de riesgos —que abarca todos los riesgos físicos, químicos, biológicos, ergonómicos, psicosociales y relacionados con los servicios prestados— ha sido elaborada por el Especialista en Seguridad Laboral, y se llevan a cabo actividades integradas con la unidad de calidad.

El Sistema de Notificación es una plataforma desarrollada para que los centros sanitarios y los profesionales notifiquen los errores que encuentran en los procesos médicos. Se creó con el fin de permitir la notificación de eventos adversos que puedan amenazar la seguridad de los pacientes y de los trabajadores, ya sea que estén a punto de ocurrir y no lleguen a producirse (casi incidentes) o que efectivamente se produzcan, de hacer un seguimiento de estos eventos y de garantizar que, a raíz de las notificaciones, se adopten las medidas necesarias frente a ellos. Las notificaciones pueden realizarse de forma individual o institucional. Özel Natural Clinic Tıp Merkezi cuenta con un sistema basado en el principio de que lo importante no es quién comete el error, sino que el error se subsane, y que sitúa en el centro la seguridad de los pacientes y de los trabajadores.

El sistema está diseñado de modo que los trabajadores se sientan seguros, y si el usuario correspondiente solicita confidencialidad durante el proceso de notificación, se aplica el principio de confidencialidad especialmente en las etapas de notificación y de intercambio de los informes.

Para el uso eficiente y eficaz del sistema, al menos una vez al año, a todos los trabajadores de la institución;

• El objetivo, la importancia y las responsabilidades del Sistema de Notificación de Eventos Adversos
• La estructura del sistema, concebida para que los trabajadores se sientan seguros
• Énfasis en el objetivo del sistema de aprender de los errores y de la mejora continua
• Qué eventos se abordan en el marco de la notificación en el Sistema de Notificación de Eventos Adversos
• La forma de realizar la notificación, las normas que deben respetarse y la confidencialidad
• Cómo cumplimentar los formularios de notificación, a través de casos de ejemplo
• Se imparte formación sobre cómo se evalúan y analizan las notificaciones, entre otros aspectos de carácter general.

En el plan estratégico, los objetivos de rendimiento establecidos para alcanzar los fines estratégicos constituyen los Objetivos de Calidad del centro médico. Todas las unidades de Özel Natural Clinic Tıp Merkezi, tomando como referencia el plan estratégico, elaboran para sus respectivas unidades los objetivos de calidad y los planes de acción correspondientes, que incluyen la planificación de las actividades necesarias para alcanzar dichos objetivos, y los remiten a la Unidad de Gestión de Calidad. Los objetivos de calidad son, al mismo tiempo, el indicador de rendimiento de los procesos de trabajo relacionados con cada unidad. Los objetivos de calidad deben, en la medida de lo posible, ser medibles y expresarse numéricamente, y abarcar un periodo de tiempo determinado (anual o plurianual).

La determinación y publicación de los objetivos de la unidad, así como la elaboración de los planes de acción, la lleva a cabo la unidad de calidad en coordinación con el responsable de la unidad correspondiente.

El estado de los objetivos de la institución y de los avances relativos a los planes de acción, así como las decisiones relativas al año siguiente, se evalúan en la Reunión de Gestión de Calidad celebrada en el mes de enero; en ella se establecen nuevos objetivos y, si es necesario, se revisan.

Los comités que forman parte de la estructura de organización de calidad se reúnen en las fechas fijadas por la Unidad de Gestión de Calidad, conforme al «Procedimiento de Funcionamiento de los Comités», para evaluar los asuntos recogidos en sus funciones, competencias y responsabilidades, y adoptar sus decisiones.

⇒Los responsables de calidad se reúnen al menos una vez cada tres meses para celebrar la Reunión de Gestión de Calidad; en ella evalúan los procesos y comparten los problemas surgidos en los periodos correspondientes.

Las Políticas de la Institución se revisan en las Reuniones de Gestión de Calidad en cuanto a su suficiencia, adecuación y actualidad. En caso de detectarse la necesidad de un cambio, se revisan.

La política de calidad de la institución debe ser aprobada por la alta dirección, y en caso de cambio de dirección se revisa de nuevo y se renueva el compromiso.