Sistema di Gestione della Qualità

• Individua e propone gli elementi necessari affinché l'Unità di Gestione della Qualità elabori una politica della qualità che governi l'intero funzionamento e ne garantisca la continuità; monitora, nell'ambito di un programma, gli standard di qualità stabiliti, le attività volte a raggiungerli e i dettagli delle modifiche da apportare.
• Partecipa e gestisce le autovalutazioni pianificate due volte all'anno.
• Monitora e gestisce i processi relativi al sistema di Segnalazione degli Eventi Indesiderati.
• Raccoglie e valuta periodicamente dati statistici per verificare la conformità dei processi lavorativi errati o incompleti al livello di qualità prestabilito, individuando le fasi di miglioramento da attuare.
• Garantisce il coordinamento delle attività svolte nel quadro degli SKS.
• Monitora le attività relative agli scopi e agli obiettivi aziendali.
• Gestisce i processi conformi alla gestione del rischio.
• Gestisce le attività relative alla valutazione e al miglioramento delle opinioni e dei suggerimenti di pazienti e dipendenti (come le attività di miglioramento basate sul feedback, la raccolta dei feedback di pazienti e dipendenti).
• Garantisce la gestione dei documenti nel quadro degli SKS.
• Gestisce i processi in base agli indicatori di qualità.
• Segue gli sviluppi attuali del nostro Ministero.
• Partecipa in qualità di membro ai comitati previsti nel quadro degli SKS.
• Il Direttore Responsabile svolge gli altri compiti assegnati. ⇒L'unità di gestione della qualità non è responsabile di applicare personalmente tutti i processi relativi agli SKS. Le attività di qualità da realizzare nell'ambito operativo delle unità sono responsabilità di tutti i dipendenti che operano nell'unità interessata.L'ambito di competenza del comitato di gestione della qualità è stato definito.

Alla sicurezza del paziente, le attività sono state definite in modo da comprendere almeno i seguenti argomenti.

• Corretta identificazione dei pazienti
• Garanzia della sicurezza dei farmaci
• Riduzione dei rischi derivanti dalle cadute o garanzia della riservatezza del paziente
• Trasferimento sicuro dei pazienti
• Garanzia della sicurezza delle informazioni
• Prevenzione delle infezioni

Alla sicurezza dei dipendenti le attività sono state definite in modo da comprendere almeno i seguenti aspetti.

• Garanzia e monitoraggio delle disposizioni relative allo stato di salute e alle esigenze del personale in condizioni particolari (gestanti, in allattamento, con disabilità, con malattie croniche, ecc.)
• Valutazione dei feedback dei dipendenti (come suggerimenti, reclami)
• Nelle attività relative ai servizi di salute e sicurezza sul lavoro svolte al proprio interno in conformità con la normativa vigente;

⇒ Monitoraggio delle attività di valutazione del rischio rivolte ai dipendenti ⇒ Monitoraggio delle attività di miglioramento relative ai rischi individuati nell'ambito della sicurezza dei dipendenti ⇒ Predisposizione e monitoraggio del programma di sorveglianza sanitaria

Alla gestione della formazione, le attività devono essere definite in modo da comprendere almeno i seguenti argomenti:

• Formazione sugli standard di qualità in sanità
• Formazione continua e corsi di inserimento

Alla sicurezza della struttura, le attività sono state definite in modo da comprendere almeno i seguenti argomenti.

• Garanzia della sicurezza personale e patrimoniale nel centro medico
• Attività di gestione delle catastrofi e delle emergenze
• Attività di gestione dei rifiuti e gestione delle sostanze pericolose”

Ogni anno, nel mese di dicembre, l'Unità di Gestione della Qualità predispone il "Piano della Qualità", che viene trasmesso al Direttore Responsabile del centro medico e ai Responsabili della Qualità di Reparto ai fini della sua attuazione.

Nel centro medico è presente un "Sistema di Gestione dei Documenti" volto a garantire la pianificazione e la redazione scritta dei processi relativi alle prassi, l'esecuzione delle prassi in conformità con le regole scritte e la gestione efficace delle attività di qualità. La gestione viene garantita in conformità con la "Procedura di Gestione dei Documenti" predisposta nell'ambito degli Standard di Qualità in Sanità, ed è presente un sistema software di gestione della qualità/documenti volto a garantire che i documenti predisposti/revisionati siano noti a tutti i dipendenti sul campo. Per un "Sistema di Gestione dei Documenti" gestibile presso il nostro centro medico, è stata presa in considerazione la "Guida alla Gestione dei Documenti" predisposta dal Ministero della Salute, e l'infrastruttura del sistema è stata costruita sulla base di tale guida.

Presso il nostro centro medico vengono monitorati gli indicatori presenti nelle sezioni Indicatori a Livello di Reparto SKS e Indicatori Clinici, e vengono inoltre monitorati gli "Indicatori a Livello Aziendale" stabiliti insieme ai responsabili di reparto e ai responsabili della qualità di reparto, tenendo conto della struttura del centro medico, del profilo dei pazienti e delle priorità. In questo processo vengono raccolti i dati relativi agli indicatori, che vengono analizzati agli intervalli stabiliti in base alle loro caratteristiche; in base alle analisi effettuate vengono pianificate e attuate le necessarie attività di miglioramento.

Presso il nostro Centro Medico Privato Natural Clinic, le attività di acquisizione e analisi dei dati che costituiranno la base delle misurazioni conformi alla Guida di Gestione degli Indicatori SKS proseguono secondo un approccio di MIGLIORAMENTO continuo della qualità. In conformità con gli standard del Ministero della Salute della Repubblica di Turchia, al fine di misurare l'adeguatezza dei nostri servizi e la loro conformità agli standard, sono stati individuati gli argomenti degli indicatori e i nostri obiettivi, in base all'ambito di attività e alle prassi dell'azienda.

Gli indicatori vengono misurati a intervalli regolari e vengono valutati e analizzati trimestralmente dai responsabili degli indicatori. Questi risultati vengono condivisi con la direzione generale. Nella gestione degli indicatori, in caso di non conformità rispetto agli obiettivi rilevate nel periodo trimestrale, vengono effettuate analisi delle cause profonde basate sugli indicatori e vengono pianificati e attuati i relativi miglioramenti.

Ai dipendenti responsabili del monitoraggio degli indicatori viene fornita una formazione una volta all'anno.

Le attività trattate nell'ambito delle azioni correttive e di miglioramento vengono svolte secondo le regole stabilite dall'Unità di Gestione della Qualità del Centro Medico Privato Natural Clinic; le attività di miglioramento realizzate in relazione alle non conformità vengono trattate, quando necessario, nell'ambito delle azioni correttive e di miglioramento. Vengono conservate le registrazioni delle attività di miglioramento realizzate dall'Unità di Gestione della Qualità.

Al fine di individuare le carenze relative alle condizioni fisiche e al funzionamento e di apportare i miglioramenti necessari, viene effettuato almeno ogni 3 mesi un "Giro Ispettivo dell'Edificio". La gestione viene garantita in conformità con l'"Istruzione sul Giro Ispettivo dell'Edificio" predisposta nell'ambito degli Standard di Qualità in Sanità. In questo processo viene costituita una squadra incaricata di effettuare i giri ispettivi. La squadra costituita viene definita in modo da garantire, tenendo conto della varietà dei servizi, l'efficacia, la continuità e la sistematicità delle attività svolte nel centro medico, e comprende almeno una persona della direzione del centro medico. Grazie al Giro Ispettivo dell'Edificio effettuato regolarmente, si garantisce che le condizioni fisiche e l'infrastruttura tecnica del centro medico risultino continue, sicure e facilmente accessibili per i pazienti, i loro familiari e i dipendenti.

Sotto la responsabilità dell'Unità di Gestione della Qualità del centro medico, viene svolta all'interno dell'azienda un'attività di "Autovalutazione" basata sugli Standard di Qualità in Sanità (SKS). La gestione viene garantita in conformità con la procedura predisposta nell'ambito del Set SKS per i Centri Medici. In questo processo si mira a far emergere prove imparziali e oggettive sulla conformità delle attività di qualità e dei relativi risultati alle disposizioni vigenti, sull'efficacia di tali disposizioni e sulla loro conformità agli obiettivi, garantendo, ove presenti, il miglioramento delle non conformità e la prevenzione della loro ripetizione.

Tenendo conto di fattori quali le dimensioni e la struttura del centro medico, deve essere effettuato almeno due volte nell'arco di un anno, con la frequenza e gli intervalli regolari che verranno stabiliti dal centro medico.

Prima dell'autovalutazione;

• Vengono individuati il team o i team incaricati dell'autovalutazione.
• Viene predisposto il calendario dell'autovalutazione.
• I reparti vengono informati in anticipo riguardo al calendario dell'autovalutazione.
• L'autovalutazione viene pianificata in modo da comprendere tutte le sezioni degli SKS.

La direzione generale viene informata riguardo alle non conformità individuate a seguito dell'autovalutazione e vengono svolte le necessarie attività di miglioramento.

• Il Sistema di Segnalazione degli Eventi Indesiderati è stato istituito presso il nostro centro medico e il processo viene gestito attivamente in integrazione con il Ministero. Quando si verifica una criticità nella sicurezza del paziente e del dipendente, vengono raccolte le segnalazioni e risolte tramite l'analisi delle cause profonde.
• Le segnalazioni possono essere effettuate nelle categorie di sicurezza del paziente, sicurezza dei dipendenti, sicurezza dei farmaci, sicurezza chirurgica e sicurezza di laboratorio, e vengono pianificati i miglioramenti per le non conformità riscontrate.
• In seguito alle segnalazioni effettuate vengono svolte analisi delle cause profonde, supportate da frequenti attività formative volte a migliorare il processo e ad accrescere la consapevolezza.
• Tutti i nostri dipendenti vengono sottoposti periodicamente a controlli di immunizzazione, garantendo la loro protezione in base ai possibili rischi di contagio.
• Minimizzando i rischi legati alla struttura, si garantisce ai pazienti un ambiente di trattamento sicuro, mentre con la stessa attenzione vengono create anche per i dipendenti aree di lavoro salubri.

Per proteggere la sicurezza personale e patrimoniale di pazienti e dipendenti, le aree di uso comune vengono monitorate 24 ore su 24, 7 giorni su 7, tramite il sistema di videosorveglianza del nostro centro medico.

Come sistema di codici di emergenza;

• Codice Blu,
• Codice Bianco,
• Codice Rosso,
• Codice Rosa,

In relazione alle emergenze vengono organizzati corsi di formazione annuali e, successivamente, il funzionamento viene verificato attraverso esercitazioni pratiche.

Gestione delle Emergenze e delle Catastrofi;

I dipendenti che faranno parte della squadra di gestione delle catastrofi e delle emergenze devono essere individuati insieme ai loro sostituti, e le relative responsabilità sono state definite. In conformità con i regolamenti e le linee guida pubblicati dall'autorità normativa competente, è stato predisposto un piano di emergenza relativo ai rischi individuati in materia di catastrofi ed emergenze. È disponibile un piano di evacuazione della struttura per le situazioni di emergenza e catastrofe. I piani vengono rivisti ogni anno con il coordinamento dell'unità di gestione della qualità. Agli ingressi dei piani o alle uscite degli ascensori sono presenti le planimetrie del piano di emergenza di piano.

Con la partecipazione dei dipendenti, viene effettuata almeno una volta all'anno un'esercitazione di evacuazione della struttura. Vengono stabiliti gli obiettivi dell'esercitazione, che viene ripetuta finché non si raggiunge un esito positivo. I miglioramenti necessari relativi alle non conformità rilevate durante l'esercitazione vengono effettuati dall'unità qualità. In linea con la valutazione del rischio sismico effettuata nel nostro centro medico, sono stati svolti i lavori necessari relativi al YORA (Piano di Analisi del Rischio Sismico). Tenendo conto della capacità del centro medico e dell'efficacia del metodo da utilizzare, è stato predisposto un efficace sistema antincendio, garantendo la sicurezza dei pazienti e dei dipendenti.

Processi delle Esercitazioni

È presente un "Piano di Evacuazione" per l'evacuazione della struttura in caso di emergenze e catastrofi. Con la partecipazione dei dipendenti, viene svolta almeno una volta all'anno una "Esercitazione di Evacuazione dell'Edificio".

Esercitazione di Evacuazione dell'Edificio; È pianificata in modo da comprendere anche l'evacuazione della clinica/reparto per i pazienti ricoverati. Vengono conservate le registrazioni video. Viene redatta la relativa relazione.

Ai dipendenti che avranno un ruolo in caso di emergenza viene fornita una formazione relativa al piano di emergenza e catastrofe.

È stata costituita una squadra di gestione del rischio all'interno dell'azienda. Sono stati definiti i compiti e le responsabilità per lo svolgimento attivo e la rendicontazione delle attività di gestione del rischio. La squadra di valutazione del rischio, con la partecipazione dei responsabili di reparto interessati e dei dipendenti, individua i pericoli e definisce i rischi a livello di reparto o di processo.

Vengono realizzate le attività di miglioramento individuate in base alla valutazione del rischio aziendale e al piano d'azione. Le azioni correttive e di miglioramento necessarie relative ai rischi, i responsabili delle attività e le date target di realizzazione vengono monitorati dall'unità qualità. La gestione del rischio; tutti i rischi fisici, chimici, biologici, ergonomici, psicosociali e relativi ai servizi erogati sono stati predisposti dallo Specialista in Sicurezza sul Lavoro, e vengono svolte attività integrate con l'unità qualità.

Il Sistema di Segnalazione è una piattaforma sviluppata per la segnalazione degli errori riscontrati dalle strutture sanitarie e dai professionisti nei processi medici. È stato istituito allo scopo di consentire la segnalazione degli eventi indesiderati verificatisi o degli eventi che, sul punto di verificarsi, non si sono infine verificati (mancati incidenti), che potrebbero minacciare la sicurezza dei pazienti e dei dipendenti, di monitorare tali eventi e di garantire, in seguito alle segnalazioni, l'adozione delle misure necessarie nei loro confronti. Le segnalazioni possono essere effettuate sia a livello individuale sia a livello istituzionale. Il Centro Medico Privato Natural Clinic dispone di un sistema basato sul principio secondo cui non conta chi ha commesso l'errore, bensì l'eliminazione dell'errore stesso, ponendo alla base la sicurezza dei pazienti e dei dipendenti.

Il sistema è stato progettato in modo che i dipendenti si sentano al sicuro e, nel processo di segnalazione, qualora l'utente interessato richieda riservatezza, viene applicato il principio di riservatezza in particolare nelle fasi di segnalazione e condivisione delle segnalazioni.

Per un utilizzo efficace ed efficiente del sistema, a tutti i dipendenti dell'azienda, almeno una volta all'anno;

• Scopo, importanza e responsabilità del Sistema di Segnalazione degli Eventi Indesiderati
• La struttura del sistema, concepita affinché i dipendenti si sentano al sicuro
• Sottolineare l'obiettivo del sistema, incentrato sull'apprendimento dagli errori e sul miglioramento continuo
• Quali eventi rientrano nell'ambito della segnalazione nel Sistema di Segnalazione degli Eventi Indesiderati
• Modalità di segnalazione, regole da rispettare e riservatezza
• Come compilare i moduli di segnalazione, attraverso casi esemplificativi
• Viene fornita una formazione sulle informazioni generali relative alle modalità di valutazione e analisi delle segnalazioni.

Nel piano strategico, gli obiettivi di performance stabiliti per il raggiungimento degli scopi strategici costituiscono gli Obiettivi di Qualità del centro medico. Tutte le unità del Centro Medico Privato Natural Clinic, prendendo a riferimento il piano strategico, predispongono per il proprio ambito gli obiettivi di qualità e i relativi piani d'azione, contenenti la pianificazione delle attività da svolgere per raggiungerli, e li trasmettono all'Unità di Gestione della Qualità. Gli obiettivi di qualità costituiscono al contempo l'indicatore di performance dei processi lavorativi relativi all'unità. Gli obiettivi di qualità devono, per quanto possibile, essere misurabili ed espressi in termini numerici, e devono riguardare un periodo di tempo definito (annuale o pluriennale).

La definizione e la pubblicazione degli obiettivi di unità e la creazione dei piani d'azione vengono effettuate dall'unità qualità, in coordinamento con il responsabile dell'unità interessata.

Lo stato di avanzamento degli obiettivi aziendali e dei piani d'azione, nonché le decisioni relative all'anno successivo, vengono valutati nella Riunione di Gestione della Qualità organizzata nel mese di gennaio; vengono stabiliti nuovi obiettivi e, se necessario, vengono rivisti.

I comitati presenti nella struttura organizzativa della qualità si riuniscono, nelle date stabilite dall'Unità di Gestione della Qualità, in conformità con la "Procedura di Funzionamento dei Comitati", per valutare gli argomenti indicati nei rispettivi compiti, poteri e responsabilità e prendere le relative decisioni.

⇒I responsabili della qualità si riuniscono almeno una volta ogni tre mesi per svolgere la Riunione di Gestione della Qualità, durante la quale valutano i processi e condividono le criticità emerse nei rispettivi periodi.

Le Politiche Aziendali vengono riesaminate nelle Riunioni di Gestione della Qualità in termini di adeguatezza, conformità e attualità. Qualora venga rilevata la necessità di modifiche, vengono revisionate.

La politica della qualità aziendale deve essere approvata dalla direzione generale; in caso di cambio della direzione, viene riesaminata e l'impegno viene rinnovato.