Sistem Manajemen Mutu

• Menentukan dan mengusulkan unsur-unsur yang diperlukan agar Unit Manajemen Mutu dapat menyusun kebijakan mutu yang menguasai seluruh proses operasional serta menjamin keberlanjutannya, dan memantau standar mutu yang telah ditetapkan, upaya pencapaiannya, serta detail perubahan yang akan dilakukan dalam sebuah program.
• Berpartisipasi dan mengelola evaluasi diri yang direncanakan dua kali setahun.
• Memantau dan mengelola proses terkait sistem Pelaporan Kejadian Tidak Diinginkan.
• Menentukan tahapan perbaikan yang akan dilakukan dengan mengumpulkan dan mengevaluasi data statistik secara berkala guna memastikan kesesuaian proses kerja yang salah atau tidak lengkap dengan tingkat mutu yang telah ditargetkan sebelumnya.
• Menjamin koordinasi kegiatan yang dilaksanakan dalam kerangka SKS.
• Memantau kegiatan terkait tujuan dan sasaran institusi.
• Mengelola proses yang sesuai dengan manajemen risiko.
• Mengelola kegiatan terkait evaluasi dan perbaikan atas pandangan dan saran pasien serta karyawan (seperti upaya perbaikan terkait umpan balik, penerimaan umpan balik pasien dan karyawan).
• Menjamin manajemen dokumen dalam kerangka SKS.
• Mengelola proses berdasarkan indikator mutu.
• Mengikuti perkembangan terkini dari Kementerian kami.
• Berpartisipasi sebagai anggota dalam komite-komite yang ditetapkan dalam kerangka SKS.
• Direktur Penanggung Jawab menjalankan tugas lain yang diberikan.⇒Unit manajemen mutu tidak bertanggung jawab untuk menerapkan sendiri seluruh proses terkait SKS. Kegiatan mutu yang harus dilaksanakan dalam lingkup kegiatan unit merupakan tanggung jawab seluruh karyawan yang bertugas di unit terkait.Lingkup tugas komite manajemen mutu telah didefinisikan.

Terhadap keselamatan pasien terkait telah didefinisikan agar mencakup minimal topik-topik berikut.

• Identifikasi pasien yang benar
• Penjaminan keamanan obat
• Pengurangan risiko akibat jatuh o Penjaminan privasi pasien
• Transfer pasien yang aman
• Penjaminan keamanan informasi
• Pencegahan infeksi

Terhadap keselamatan karyawan terkait telah didefinisikan agar mencakup minimal hal-hal berikut.

• Menjamin dan memantau dilakukannya pengaturan terkait kondisi kesehatan dan kebutuhan personel dengan kondisi khusus (hamil, menyusui, disabilitas, penderita penyakit kronis, dll.)
• Evaluasi umpan balik karyawan (seperti saran, keluhan)
• Dalam kegiatan terkait layanan kesehatan dan keselamatan kerja sesuai dengan peraturan yang berlaku;

⇒ Pemantauan kegiatan penilaian risiko terhadap karyawan ⇒ Pemantauan kegiatan perbaikan terhadap risiko yang teridentifikasi dalam lingkup keselamatan karyawan ⇒ Penyusunan dan pemantauan program pengawasan kesehatan

Terhadap manajemen pendidikan kegiatan terkait harus didefinisikan agar mencakup minimal topik-topik berikut:

• Pelatihan standar mutu kesehatan
• Pelatihan dalam jabatan dan pelatihan orientasi

Terhadap keselamatan fasilitas terkait telah didefinisikan agar mencakup minimal topik-topik berikut.

• Penjaminan keselamatan jiwa dan harta benda di pusat kesehatan
• Kegiatan manajemen bencana dan keadaan darurat
• Kegiatan pengelolaan limbah dan pengelolaan bahan berbahaya"

Setiap tahun pada bulan Desember, unit manajemen mutu menyusun "Rencana Mutu" dan menyampaikannya kepada Direktur Penanggung Jawab pusat kesehatan serta Penanggung Jawab Mutu Departemen untuk diterapkan.

Di pusat kesehatan; terdapat "Sistem Manajemen Dokumen" untuk merencanakan dan menuliskan proses terkait praktik, memastikan pelaksanaan praktik sesuai aturan tertulis, dan menjamin pengelolaan kegiatan mutu secara efektif. Pengelolaannya dilaksanakan sesuai dengan "Prosedur Manajemen Dokumen" yang disusun dalam kerangka Standar Mutu Kesehatan, dan terdapat sistem dokumen perangkat lunak mutu agar dokumen yang disusun/direvisi diketahui oleh seluruh karyawan di lapangan. Untuk "Sistem Manajemen Dokumen" yang dapat dikelola di pusat kesehatan kami, "Panduan Manajemen Dokumen" yang disusun oleh Kementerian Kesehatan dijadikan acuan, dan infrastruktur sistem dibangun berdasarkan panduan tersebut.

Di pusat kesehatan kami, indikator yang tercantum dalam bagian Indikator Berbasis Departemen SKS dan Indikator Klinis dipantau, dan "Indikator Berbasis Institusi" yang ditetapkan bersama manajer departemen dan penanggung jawab mutu departemen, dengan mempertimbangkan struktur pusat kesehatan, profil pasien, dan prioritas, juga dipantau. Dalam proses ini, data terkait indikator dikumpulkan dan dianalisis pada interval yang ditentukan sesuai karakteristiknya; berdasarkan hasil analisis, kegiatan perbaikan yang diperlukan direncanakan dan diterapkan.

Di Pusat Kesehatan Khusus Natural Clinic kami; kegiatan perolehan dan analisis data yang menjadi dasar pengukuran sesuai dengan Panduan Manajemen Indikator SKS terus dilanjutkan dengan pendekatan PERBAIKAN mutu yang berkelanjutan. Sesuai standar Kementerian Kesehatan Republik Turki, topik indikator dan sasaran kami telah ditetapkan berdasarkan lingkup kegiatan dan praktik institusi, guna mengukur kecukupan dan kesesuaian layanan yang kami berikan terhadap standar.

Indikator diukur pada interval tertentu dan dievaluasi serta dianalisis oleh penanggung jawab indikator setiap tiga bulan. Hasilnya dibagikan kepada manajemen puncak. Dalam manajemen indikator, jika ditemukan ketidaksesuaian target pada periode tiga bulanan, analisis akar masalah berbasis indikator dilakukan dan perbaikan direncanakan serta diterapkan.

Pelatihan diberikan satu kali dalam setahun kepada karyawan yang bertanggung jawab atas pemantauan indikator.

Kegiatan yang ditangani dalam lingkup tindakan korektif dan perbaikan dilaksanakan sesuai dengan aturan yang ditetapkan oleh unit manajemen mutu Pusat Kesehatan Khusus Natural Clinic, dan upaya perbaikan yang dilakukan terhadap ketidaksesuaian ditangani dalam lingkup tindakan korektif dan perbaikan bila diperlukan. Catatan atas upaya perbaikan yang dilakukan oleh unit manajemen mutu disimpan.

"Tur Gedung" dilakukan minimal setiap 3 bulan sekali untuk mengidentifikasi gangguan terkait kondisi fisik dan operasional serta melakukan perbaikan yang diperlukan. Pengelolaannya dilaksanakan sesuai dengan "Instruksi Tur Gedung" yang disusun dalam kerangka Standar Mutu Kesehatan. Dalam proses ini, dibentuk sebuah tim yang akan melaksanakan tur gedung. Tim yang dibentuk didefinisikan sedemikian rupa, dengan mempertimbangkan keragaman layanan, untuk menjamin efektivitas, kesinambungan, dan sistematisnya kegiatan yang dilaksanakan di pusat kesehatan, dan tim tersebut beranggotakan minimal satu orang dari manajemen pusat kesehatan. Dengan Tur Gedung yang dilakukan secara rutin, terjaminnya kondisi fisik dan infrastruktur teknis pusat kesehatan yang berkesinambungan, aman, dan mudah diakses bagi pasien, kerabat pasien, dan karyawan.

Di bawah tanggung jawab unit manajemen mutu pusat kesehatan, kegiatan "Evaluasi Diri" dilaksanakan di dalam institusi dengan mengacu pada Standar Mutu Kesehatan (SKS). Pengelolaannya dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang disusun dalam kerangka Set Pusat Kesehatan SKS. Dalam proses ini, bertujuan untuk mengungkap bukti yang objektif dan tidak memihak mengenai kesesuaian kegiatan mutu beserta hasilnya dengan peraturan yang berlaku, efektivitas peraturan tersebut, dan kesesuaiannya dengan sasaran, serta menjamin perbaikan atas ketidaksesuaian yang ada, jika ada, dan mencegah terulangnya.

Dengan mempertimbangkan faktor seperti ukuran dan struktur pusat kesehatan, kegiatan ini harus dilakukan minimal dua kali dalam periode satu tahun, dengan frekuensi yang ditentukan oleh pusat kesehatan dan pada interval yang teratur.

Sebelum evaluasi diri;

• Tim/tim-tim terkait evaluasi diri ditentukan.
• Jadwal evaluasi diri disusun.
• Departemen diberi informasi terlebih dahulu mengenai jadwal evaluasi diri.
• Evaluasi diri direncanakan agar mencakup seluruh bagian SKS.

Manajemen puncak diberi informasi mengenai ketidaksesuaian yang teridentifikasi berdasarkan hasil evaluasi diri, dan upaya perbaikan yang diperlukan dilakukan.

• Sistem Pelaporan Kejadian Tidak Diinginkan telah dibentuk di pusat kesehatan kami dan prosesnya dijalankan secara aktif dengan integrasi Kementerian. Ketika terjadi masalah dalam keselamatan pasien dan karyawan, laporan diterima dan diselesaikan melalui analisis akar masalah.
• Pelaporan dapat dilakukan dalam topik Keselamatan Pasien, Keselamatan Karyawan, Keamanan Obat, Keselamatan Bedah, dan Keselamatan Laboratorium, dan perbaikan direncanakan untuk ketidaksesuaian yang teridentifikasi.
• Setelah pelaporan dilakukan, analisis akar masalah dilaksanakan, dan didukung dengan pelatihan yang sering diadakan untuk memperbaiki proses dan meningkatkan kesadaran.
• Seluruh karyawan kami menjalani pemeriksaan imunisasi secara berkala untuk melindungi mereka dari kemungkinan risiko penularan.
• Risiko yang bersumber dari fasilitas diminimalkan untuk menjamin lingkungan pengobatan yang aman bagi pasien, sementara area kerja yang sehat juga diciptakan bagi karyawan dengan kepekaan yang sama.

Untuk melindungi keselamatan jiwa dan harta benda pasien serta karyawan, area penggunaan umum dipantau dengan sistem kamera keamanan pusat kesehatan kami selama 7/24.

Sebagai sistem kode keadaan darurat;

• Kode Biru,
• Kode Putih,
• Kode Merah,
• Kode Merah Muda,

Pelatihan terkait keadaan darurat dilakukan setahun sekali, dan alur pelaksanaannya diuji melalui simulasi yang dilakukan setelahnya.

Manajemen Keadaan Darurat dan Bencana;

Karyawan yang akan bertugas dalam tim manajemen bencana dan keadaan darurat, beserta penggantinya, harus ditentukan dan tanggung jawabnya didefinisikan. Sesuai dengan peraturan dan pedoman yang diterbitkan oleh badan pengatur terkait, telah disusun rencana keadaan darurat untuk risiko yang teridentifikasi terkait bencana dan keadaan darurat. Terdapat rencana evakuasi fasilitas untuk keadaan darurat dan bencana. Rencana-rencana tersebut ditinjau ulang setiap tahun dengan koordinasi unit manajemen mutu. Denah rencana keadaan darurat lantai tersedia di pintu masuk lantai atau keluar lift.

Simulasi evakuasi fasilitas dilakukan minimal satu kali dalam setahun dengan partisipasi karyawan. Sasaran simulasi ditetapkan, dan diulang sampai simulasi berhasil dilaksanakan. Perbaikan yang diperlukan terhadap ketidaksesuaian yang teridentifikasi selama simulasi dilakukan oleh unit mutu. Sesuai dengan penilaian risiko gempa bumi yang dilakukan di pusat kesehatan kami, telah dilakukan kegiatan yang diperlukan terkait YORA (Rencana Aksi Risiko Gempa). Dengan mempertimbangkan kapasitas pusat kesehatan dan efektivitas metode yang akan digunakan, telah dibangun sistem pemadam kebakaran yang efektif untuk menjamin keselamatan pasien dan karyawan.

Proses Simulasi

Terdapat "Rencana Evakuasi" untuk evakuasi fasilitas dalam keadaan darurat dan bencana. "Simulasi Evakuasi Gedung" dilakukan minimal satu kali dalam setahun dengan partisipasi karyawan.

Simulasi Evakuasi Gedung; Direncanakan agar mencakup evakuasi klinik/unit rawat inap. Rekaman gambar disimpan. Laporannya disusun.

Pelatihan mengenai rencana keadaan darurat dan bencana diberikan kepada karyawan yang akan bertugas dalam keadaan darurat.

Tim manajemen risiko telah dibentuk di institusi. Tugas dan tanggung jawab untuk pelaksanaan aktif dan pelaporan kegiatan manajemen risiko telah didefinisikan. Tim penilaian risiko, dengan partisipasi penanggung jawab departemen dan karyawan terkait, mengidentifikasi bahaya dan menentukan risiko berdasarkan departemen atau proses.

Upaya perbaikan yang ditetapkan sesuai dengan penilaian risiko institusi dan rencana aksi dilaksanakan. Unit mutu memantau tindakan korektif dan perbaikan yang perlu dilakukan terhadap risiko, penanggung jawab kegiatan, dan target tanggal pelaksanaannya. Manajemen risiko; seluruh risiko fisik, kimia, biologis, ergonomis, psikososial, dan yang terkait dengan layanan yang diberikan disusun oleh Spesialis Keselamatan Kerja, dan kegiatan dilaksanakan secara terintegrasi dengan unit mutu.

Sistem Pelaporan; adalah platform yang dikembangkan untuk melaporkan kesalahan yang dihadapi fasilitas kesehatan dan tenaga profesionalnya dalam proses medis. Sistem ini dibentuk untuk memungkinkan pelaporan kejadian yang dapat mengancam keselamatan pasien dan karyawan, baik yang nyaris terjadi namun tidak jadi terjadi pada saat-saat terakhir (nyaris cedera) maupun yang benar-benar terjadi, memantau kejadian tersebut, dan memastikan diambilnya tindakan yang diperlukan atas kejadian tersebut berdasarkan hasil pelaporan. Pelaporan dapat dilakukan secara individu maupun institusional. Pusat Kesehatan Khusus Natural Clinic menerapkan sistem yang mengutamakan keselamatan pasien dan karyawan, dengan prinsip yang berfokus bukan pada siapa yang melakukan kesalahan, melainkan pada penghapusan kesalahan tersebut.

Sistem dirancang agar karyawan merasa aman, dan jika pengguna terkait meminta kerahasiaan, prinsip kerahasiaan diterapkan khususnya pada tahap pelaporan dan pembagian laporan.

Untuk penggunaan sistem yang aktif dan efektif, minimal satu kali dalam setahun kepada seluruh karyawan institusi;

• Tujuan, pentingnya, dan tanggung jawab Sistem Pelaporan Kejadian Tidak Diinginkan
• Struktur sistem yang dirancang agar karyawan merasa aman
• Penekanan pada tujuan belajar dari kesalahan dan perbaikan berkelanjutan yang menjadi fokus sistem
• Kejadian mana saja yang ditangani dalam lingkup pelaporan pada Sistem Pelaporan Kejadian Tidak Diinginkan
• Cara pelaporan, aturan yang harus dipatuhi, dan kerahasiaan
• Cara mengisi formulir pelaporan melalui contoh kasus
• Pelatihan diberikan mengenai informasi umum tentang bagaimana pelaporan dievaluasi dan dianalisis.

Dalam rencana strategis, sasaran kinerja yang ditetapkan untuk mencapai tujuan strategis membentuk Sasaran Mutu pusat kesehatan. Seluruh unit di Pusat Kesehatan Khusus Natural Clinic, dengan mengacu pada rencana strategis, menyusun sasaran mutu untuk unit masing-masing beserta rencana aksi yang memuat perencanaan kegiatan untuk mencapai sasaran tersebut, dan menyampaikannya kepada Unit Manajemen Mutu. Sasaran mutu juga merupakan indikator kinerja proses kerja yang terkait dengan unit tersebut. Sasaran mutu harus, sedapat mungkin, dapat diukur dan dinyatakan secara numerik, serta mencakup jangka waktu tertentu (tahunan atau multi-tahun).

Penetapan sasaran unit, publikasinya, dan penyusunan rencana aksi dilakukan oleh unit mutu dengan koordinasi manajer unit terkait.

Status kemajuan terkait sasaran institusi dan rencana aksi, serta keputusan untuk tahun berikutnya, dievaluasi melalui Rapat Manajemen Mutu yang diadakan pada bulan Januari, sasaran baru ditetapkan, dan direvisi bila diperlukan.

Komite-komite dalam struktur organisasi mutu berkumpul pada tanggal yang ditentukan oleh Unit Manajemen Mutu untuk mengevaluasi dan mengambil keputusan mengenai hal-hal yang tercantum dalam tugas, wewenang, dan tanggung jawab mereka, sesuai dengan "Prosedur Tata Kelola Komite".

⇒Para penanggung jawab mutu berkumpul minimal setiap tiga bulan sekali untuk mengadakan Rapat Manajemen Mutu; mengevaluasi proses yang berjalan dan membahas permasalahan pada periode terkait.

Kebijakan Institusi ditinjau ulang dalam Rapat Manajemen Mutu dari segi kecukupan, kesesuaian, dan aktualitasnya. Kebijakan tersebut direvisi jika ditemukan kebutuhan perubahan.

Kebijakan mutu institusi harus disetujui oleh manajemen puncak, dan jika terjadi pergantian manajemen, kebijakan tersebut ditinjau ulang dan komitmennya diperbarui.